«HR-Digitalisierung bedeutet mehr, als nur Papierprozesse zu ersetzen»

Herr Mantel, welches Konzept verfolgen Sie bei Apleona Schweiz betreffend Digitalisierung der HR-Services?

Wir versuchen Schritt für Schritt die wichtigsten HR-Prozesse digital abzubilden und mithilfe zahlreicher Systemschnittstellen kontinuierlich zu erweitern. Als Herzstück und «User Interface» dient uns ein komplett eigenständig entwickeltes Tool namens «Staff Center». Es bietet HR und Vorgesetzten einen einfachen Zugang zu allen relevanten Personaldaten betreffend Anstellung, Lohn und Jobprofil – inklusive elektronischer Dokumentation sämtlicher Mitarbeitergespräche. Die klassischen Jahresgespräche mit Formulierung der gegenseitigen Erwartungen, Aufgaben und Entwicklungsschritte werden bei uns nicht mehr über Papierformulare erfasst, sondern im Rahmen eines regelmässigen Dialogs direkt im Tool. Über ein User Interface können die Mitarbeitenden zudem jederzeit ihre Lohnausweise einsehen sowie neuerdings auch ihre Arbeitszeit erfassen, Abwesenheiten eintragen und Ferien sowie Mehrarbeit von ihren Vorgesetzten freigeben lassen.

Welche Ziele stehen bei der Digitalisierung der HR-Services im Vordergrund?

Mit der Digitalisierung wollen wir einerseits die Effizienz steigern, andererseits aber auch Ballast abwerfen. HR-Digitalisierung bedeutet dabei aber mehr, als nur Papierprozesse zu ersetzen. Die digitalen Workflows müssen integriert abgebildet werden, damit wir einen möglichst grossen Nutzen ziehen können. Immer wieder stehen wir vor der Frage des «make or buy». So haben wir das Recruiting-Tool von Haufe Umantis in unser Staff Center eingebunden. Auch einen Zeugnisgenerator werden wir dazu kaufen und einbinden. Unsere Zeiterfassung haben wir jedoch komplett selber entwickelt. In einem weiteren Schritt planen wir zudem über interne Systemschnittstellen zur IT- und Finanzabteilung auch die On- und Offboarding-Prozesse automatisiert anzubinden, was aktuell noch über diverse Formulare geschieht. Für die Planung und Priorisierung dieser Schritte bei der Entwicklung unseres HR Service Center haben wir auch die Expertise eines externen Beraters beigezogen.

Worin liegen bei der HR-Digitalisierung die grössten Herausforderungen?

Die grösste Herausforderung besteht im Mehraufwand, den die Digitalisierung der HR-Prozesse in einem ersten Schritt mit sich bringt, bevor sich spürbare Effizienzgewinne einstellen. Das erfordert einiges an Geduld und entsprechende Motivations- und Überzeugungsarbeit – sowohl intern im 17-köpfigen HR-Team als auch bei den internen Kunden der Gesamtorganisation, die sich in einem Change-Prozess befindet. Insofern erfordert die HR-Digitalisierung auch die Fähigkeit, das Licht am Ende des Tunnels nicht aus den Augen zu verlieren.