Zeit als Währung in der Lohnbuchhaltung

Man könnte denken, die korrekte Handhabung jeglicher Entschädigungen sei im Gesetz geregelt. Wer sich ins Obligationenrecht vertieft, stellt bald fest, dass sich dort kaum Berechnungsformeln finden lassen. Diese Unsicherheit bietet Arbeitgebenden einen gewissen Spielraum. Diesen gut zu nutzen, bedingt etwas Know-how und eine klare Regelung.

Basics: Stundenlohn berechnen

In vielen Situationen muss vom Monatslohn auf einen Stundenansatz umgerechnet werden. Dafür gibt es mehrere Möglichkeiten, wie folgende Beispiele zeigen.

Alternativ kann auch mit durchschnittlichen Arbeitstagen gerechnet werden. Die in der Praxis oft verwendeten 261 Arbeitstage basieren auf folgender Überlegung: 365 Kalendertage hat das Jahr, abzüglich 52 Samstage und 52 Sonntage ergibt die Arbeitstage.

Die Differenz zwischen den beiden Methoden kommt daher, dass man bei der ersten von 260 und bei der zweiten von 261 Arbeitstagen ausgeht. Es können auch jährlich die tatsächlichen Arbeitstage dem Kalender entnommen werden. Der Stundensatz wird nach demselben Prinzip berechnet, ändert so aber von Jahr zu Jahr auch bei gleichbleibendem Lohn, da nicht immer gleich viele Werktage auf ein Kalenderjahr fallen.

Ferien berechnen und auszahlen

Ferien dienen der Erholung und dürfen daher grundsätzlich nicht ausbezahlt werden, selbst wenn der Mitarbeitende dies wünscht und auch wenn die Tätigkeit im Stundenlohn ausgeübt wird (Art. 329d Abs. 2 OR). Eine Ausnahme besteht, wenn ein Mitarbeitender das Unternehmen verlässt und das Ferienguthaben nicht mehr kompensieren kann. Doch wie rechnet man Ferien in Franken um?

Berechnung Variante I, Stundenlohn

Bei im Stundenlohn beschäftigten Arbeitnehmenden wird das Ferienguthaben als Zuschlag berechnet.

Da der Zuschlag nicht laufend ausbezahlt werden darf, wird er gutgeschrieben und monatlich saldogeführt. Bezieht der Mitarbeitende tatsächlich Ferientage, wird aus dem Guthaben ein durchschnittlicher Ferienlohn ausbezahlt.

Eine Ausnahme besteht, wenn Stundenlöhner nur ab und zu unregelmässig eingesetzt werden, z.B. nur in einzelnen Monaten. Was «unregelmässig» genau bedeutet, liegt im richterlichen Ermessen. Daher empfiehlt es sich, grundsätzlich mit der Saldoführung zu arbeiten, um das Risiko einer Feriennachforderung zu vermeiden. Wird der Ferienzuschlag laufend ausbezahlt, muss er auf der Lohnabrechnung separat ausgewiesen werden. Sowohl bei unzulässiger laufender Auszahlung als auch bei fehlendem Ausweis auf der Lohnabrechnung droht eine Nachzahlung aller noch nicht verjährten Ferienguthaben (bis zu fünf Jahre).

Berechnung Variante II, Monatslohn Usanz

Da Ferien in der Regel in Arbeitstagen gewährt werden, muss für deren Auszahlung ebenfalls mit Arbeitstagen gerechnet werden. Abgeleitet aus oben beschriebener Usanz von 261 Arbeitstagen pro Jahr bzw. 21.75 Tagen pro Monat, berechnet sich der Tagessatz wie folgt.

Dabei sind im Monatslohn alle vereinbarten und regelmässig ausbezahlten Lohnbestandteile einzurechnen, sodass der Mitarbeitende gleich viel erhält, wie wenn er in dieser Zeit gearbeitet hätte. Dazu gehören nebst einem allfälligen 13. Monatslohn auch vereinbarte und regelmässig ausbezahlte Zuschläge, Inkonvenienzen, Provisionen etc.

Berechnung Variante III, Monatslohn Zuschlag

Die Methoden I und II führen zu unterschiedlichen Ergebnissen:

Das kommt daher, weil in Variante I nur die tatsächlichen Arbeitswochen nach Abzug der Ferien berücksichtigt werden, während bei Variante II die Ferienwochen enthalten sind. Um auf dasselbe Ergebnis zu kommen, müssten die Ferienwochen auch beim Monatslohn abgezogen werden.

Alternativ kann auf dem berechneten Tagessatz wie beim Stundenlohn ein Zuschlag berechnet werden.

Ferien in Teilzeit

Arbeitnehmende mit reduzierten Pensen sind im Gesetz nicht eigens geregelt. Sie sind gleich zu behandeln wie in Vollzeit angestellte Mitarbeitende. Es stellt sich jedoch die Frage der Feriensaldoführung.

Angenommen, ein Mitarbeiter arbeitet in einem 60%-Pensum mit einem Monatslohn von 3000 Franken. Er hat Anspruch auf mindestens 4 Wochen Ferien. Sind das 12 Arbeitstage à 8 Stunden oder 20 Arbeitstage à 4.8 Stunden? Das Endergebnis ist dasselbe. Insbesondere beim Bezug von einzelnen Ferientagen wird die Ferienkontrolle jedoch zur Herausforderung.

Arbeitet der Mitarbeiter an drei Tagen voll, werden ihm für einen zusätzlichen Freitag 8 Stunden belastet. Arbeitet der Mitarbeiter üblicherweise 4.8 Stunden pro Tag, entspricht ein Ferientag 4.8 Stunden. Selbst eine flexibel einteilbare Arbeitszeit kann so einfach und sicher administriert werden. Eine allfällige Ferienauszahlung bei Austritt wird mittels Stundenansatz ausbezahlt, berechnet wie oben beschrieben (kein Zuschlag).

 Überstunden, Überzeit und Minusstunden

Das Arbeitsrecht unterscheidet zwischen Überstunden (Differenz zwischen vereinbarter Sollzeit und gesetzlicher Höchstarbeitszeit) und Überzeit (Zeit, die über die gesetzliche Höchstarbeitszeit hinaus geleistet wurde). Während Überstunden in zumutbarem Mass angeordnet werden dürfen, gelten bei Überzeit strengere Vorschriften (die in der Praxis oft sehr flexibel gehandhabt werden).

Für beide gilt bei Auszahlung ein Zuschlag von 25%, wobei dieser bei Überstunden vertraglich wegbedingt werden kann, bei Überzeit jedoch nicht. Nicht alle Zeiterfassungssysteme sind in der Lage, die beiden Arten von Mehrstunden zu unterscheiden. Ist eine getrennte Saldoführung nicht möglich, dürfte der Zuschlag geschuldet sein. Der Zuschlag muss auf der Lohnabrechnung nachvollziehbar ausgewiesen sein.

Ergibt sich bei Austritt ein Negativsaldo, darf dieser nicht zwingend vom Lohn in Abzug gebracht werden, es stellt sich die Frage nach dem Verschulden. Bei einem Gleitzeitmodell liegt es in der Kompetenz des Mitarbeitenden, den Gleitzeitsaldo zu überwachen. Gleicht er diesen bis zum Austritt nicht aus, erfolgt ein Lohnabzug (ohne Zuschlag). Hat jedoch der Arbeitgebende die Kündigung ausgesprochen oder ist der Negativsaldo wegen Unterlast entstanden, darf die Minuszeit nicht abgezogen werden. Im Zweifelsfall ist die Situation individuell zu beurteilen.

Bei Teilzeitmitarbeitenden empfiehlt es sich, Überstunden zusätzlich zu regeln. Der Mitarbeiter im 60%-Pensum hat eine Sollzeit von 24 Stunden pro Woche. Leistet er in einer Woche 30 Stunden, entspricht das sechs Überstunden, die gegebenenfalls mit einem Zuschlag von 25% auszuzahlen sind. Es ist jedoch möglich, die Differenz zur betriebsüblichen Sollzeit von vorliegend 40 Stunden vom Zuschlag auszunehmen (nebst der Möglichkeit, Überstundenzuschläge generell auszuschliessen).

Abrechnung mit den Sozialversicherungen

Seien es Mehrstunden oder Ferien – die finanzielle Abgeltung von Zeitguthaben gilt als massgebender Lohn und ist mit den Sozialversicherungen abzurechnen. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Auszahlung während der tatsächlichen Kompensation erfolgt oder bei Austritt.

Die Ferienansprüche sind grundsätzlich in der Periode abzurechnen, in der der Anspruch entsteht. Beim Monatslohn passiert dies automatisch, da er den Ferienanteil enthält. Beim Stundenlohn bedeutet das analog, dass der monatlich berechnete Zuschlag mit den Sozialversicherungen abzurechnen ist. Da die laufende Auszahlung jedoch unzulässig ist, sind die nicht bezogenen Ferien wieder vom Nettolohn in Abzug zu bringen und saldozuführen.

Dieser Mechanismus ist aufwendig, schwer nachzuvollziehen und unnötig, sofern die Ferien im gleichen Jahr bezogen und ausbezahlt werden. Wenn jedoch hohe Ferienausstände ins Folgejahr übertragen werden – was rechtlich ohnehin nur beschränkt zulässig ist –, sollten diese zum Jahresende abgerechnet werden. Ansonsten werden die Ansprüche nicht im korrekten Beitragsjahr auf dem individuellen Konto der Mitarbeitenden vermerkt, was im schlimmsten Fall zu Beitragslücken oder zu einem fehlerhaften Splitting führen kann.

Ausweis im Steuerlohnausweis

Reguläre Ferien fliessen in den abgerechneten Lohn und damit in die Ziffer 1 des Lohnausweises. Ausserordentliche Ferien- und Mehrstundenauszahlungen, insbesondere, wenn sie sich über mehrere Jahre kumuliert haben, sind in Ziffer 3 zu deklarieren.

Tipp

Prüfen Sie Arbeitsverträge und Personalreglemente sowie Weisungen zur Zeiterfassung. Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeitenden einer Personengruppe gleich behandelt werden und das Handling für HR und Payroll nicht unnötig kompliziert ist. Bieten Sie rechtlich keine Angriffsfläche, das schont das Budget und die Nerven.