AppCheck: Arbeitsplatz-Buchungssysteme

Wer ist wo und wann im Unternehmen? Eigentlich eine sinnvolle Frage jenseits eines übersteigerten Kontrollbedürfnisses, die durch Homeoffice und Corona-bedingte Abstandsregelungen Relevanz gewonnen hat. Wie lassen sich Homeoffice und Zugangsbeschränkungen im Rahmen von Corona-Schutzmassnahmen einfach realisieren, ohne den Überblick zu verlieren? Wie stellt man sicher, dass ein gemeinschaftlich genutzter Arbeitsplatz gereinigt wird? Herkömmliche Office-Anwendungen unterstützen dabei nur wenig. Deshalb gibt es einen Markt für Arbeitsplatz-Buchungssysteme, die mit unterschiedlichen Leistungsvolumina angeboten werden und zum Teil mit dem Internet of Things (IOT) assoziiert sind.

Was ist das IOT?

Wenn Sensoren in Verbindung mit Steuerungs- oder Analyse-Software arbeiten, nennt man sie smart – also beispielsweise bei Wettersensoren, die mit einem Heizungssystem und Sonnenblenden an den Fenstern kommunizieren. Sofern diese Systeme über das Internet an Steuerungs- oder Analysesysteme angedockt sind, spricht man auch vom Internet of Things (IOT).

Was hat IOT mit Corona zu tun?

Sensoren werden beispielsweise an Ein- und Ausgängen platziert, um die Anzahl der Anwesenden in einem Raum zu erfassen. Sie messen auch die Qualität der Luft, die ja über Aerosole einen Übertragungsweg für Corona bietet, wenn die Luft zu feucht wird. In Verbindung mit Apps auf Smartphones oder anderen Mobilgeräten (Wearables) lassen sich Personen mit Orten assoziieren – wobei es hier Einschränkungen aus Datenschutzgründen gibt. Eine tatsächliche Bewegungsverfolgung einzelner Personen sollte dies nicht implizieren.

Welche Lösungspakete für Arbeitsplatz-Buchungs­systeme gibt es?

Die Systeme unterscheiden sich vor allem in zwei Dimensionen: Die erste betrifft die Einbettung der Lösung in ein Sensorsystem, das ggf. weitere Informationen wie tatsächliche Arbeitsplatzbelegung, Klima- oder Lichtdaten verarbeitet. Die andere Dimension betrifft das Leistungsvolumen der Anwendersoftware: Soll diese nur für Buchungs- oder auch für andere Kollaborationszwecke eingesetzt werden?

Die über Software-Buchungen oder Sensoren gewonnenen Nutzungsprofile können für verschiedene Optimierungen herangezogen werden: Verbesserung der Auslastung, funktionelle Optimierungen, Steigerung der Energieeffizienz, passgenaue Adaption des Reinigungsplans. Räume, die normalerweise nicht reservierbar sind, beispielsweise Besprechungskabinen, können über Sensoren ihre Belegung ausweisen, sodass diese auf einem Screen vorab gecheckt werden kann, bevor ein möglicherweise bereits belegter Raum aufgesucht wird.

Buchungssoftware erlaubt unterschiedliche Nutzungsvariationen. Beispielsweise lassen sich Zusatzdienstleistungen wie die Ausstattung einer Sitzung mit Geräten, Bestuhlung oder Catering ordern. Besonders relevant wird das Buchungssystem, wenn verhindert werden soll, dass sich unter Coronabedingungen zu viele Mitarbeitende gleichzeitig in einem Raum aufhalten. Kontrollen an Ein- und Ausgängen schaffen zwar zusätzliche Sicherheit, allerdings lässt sich durch vorausschauende Planung die Raumnutzung deutlich entspannter planen.

Buchungssoftware kann aber noch mehr leisten: Manche Produkte weisen aus, wer wann im Büro ist, sodass sich Arbeitsteams gezielt abstimmen und so die Kommunikation durch persönlichen Kontakt optimieren können.

Was ist bei der Evaluation einer Lösung zu beachten?

Die Integration einer IOT- oder Smart-Lösung in die vor­handene Software-Infrastruktur kann sehr aufwendig werden, was aber nicht immer der Fall sein muss. Wird beispielsweise nur Transparenz darüber gewünscht, wer wann an welchem Arbeitsplatz im Büro oder zu Hause sitzt, genügt eine einfache App, die über Browser oder Smartphones bedienbar ist.

Ist der gewünschte Leistungsumfang umrissen, müssen die einzelnen Anbieter daraufhin untersucht werden, ob ihre Lösungen spezieller zusätzlicher Lizenzen für Drittsoftware bedürfen. So gibt es beispielsweise Anbieter, die Microsoft Sharepoint voraussetzen, was durchaus nicht in allen Büroumgebungen eingesetzt wird.

Weitere Kriterien bei der Evaluation sind:

• Unterschiede bei den Lizenzmodellen
• Genauer Umfang der Standardlösungen
• Umfang der Reports erhobener Daten
• Datenschutz-Compliance: Wo werden Daten gespeichert, werden Daten verschlüsselt, welche Daten werden erhoben und wie werden diese unter Berücksichtigung von Anonymisierungsvorgaben gematcht?
• Vorhandensein von Benutzerrollen-Konzepten
• Daten-Hosting: innerhalb der Schweiz/EU oder ausserhalb?
• Sensoren: Grösse, Qualität, Optik
• Support-Modelle und ihre Kosten
• Schnittstellen zu bereits vorhandenen Systemen (Outlook-Kalender, Cloud-Lösungen von Google oder wie Microsoft Office 365 mit Teams oder Slack)

Markus Munk, CEO des Berliner Startups LIZ Smart Office empfiehlt, die Software-Produkte kritisch auf Benutzerfreundlichkeit zu überprüfen. «Wenn die Mitarbeiter die Software nicht annehmen, dann ist die Investition obsolet», sagt er dazu. Häufig sei festzustellen, dass Software-Applikationen zum Arbeitsplatz-Management an andere bereits vorhandene Smart-Office-Lösungen angedockt worden seien. Weil der Use Case in solchen Fällen häufig nicht konsequent fokussiert worden sei, führe dies zu einer verkomplizierten Nutzererfahrung. Moderne Software müsse Leichtigkeit ausstrahlen.

Welche einfachen Lösungen sind auch für KMU ­interessant?

Skedda ist eine Buchungsplattform, die in Schweden für Co-Working-Spaces und Vereine entwickelt wurde. Die Basislizenz ist gratis. Die mittlere Lizenzversion, die für bis zu 29 buchbare Plätze um die 110 Dollar monatlich kostet (bei grösserem Volumen erfolgt ein individuelles Angebot), umfasst alle wichtigen Funktionen wie verschiedene Kalenderansichten nach Person, Raum, Zeit, verschiedenen Nutzerrollen, Definition von Regeln für Automatisierungen, Fotos der Räume, Branding und farbliche Anpassung an den Markenauftritt des Unternehmens. Skedda sieht in einem Lizenzmodell auch vor, Kundenrechnungen für die Benutzung von Einrichtungen zu stellen.
Ein junges Start-up aus Berlin, LIZ Smart Office, verbindet ein umfassendes, modernes Buchungssystem wahlweise mit Sensoren, die an den jeweiligen Arbeitsplätzen installiert sein können, aber nicht müssen. Das Buchungssystem ist als App auf dem Smartphone verfügbar. Im Gebäude führen LEDs an den Sensoren zu
den jeweiligen Schreibtischen oder Meeting-Räumen. Über die Sensoren wird zudem die tatsächliche Belegung der Arbeitsplätze und die Homeoffice-Nutzung anonymisiert erfasst. Über eine Finder-App können Team-Mitglieder gefunden und direkt kontaktiert werden. Die Buchungs-Software lässt sich mit der Office- oder Google-Cloud verbinden, Slack- und Teams-Integrationen sind geplant. Eine Basisversion mit vollem Leistungspaket ohne Sensoren kostet monatlich bis 1.50 Euro pro Mitarbeiter, mit Sensoren 6 Euro pro Arbeitsplatz.

Arboo setzt neben der Möglichkeit, Buchungen von Ressourcen – dazu gehören auch Geräteausstattungen oder Catering – in einer App vorzunehmen, auf Vollintegration in Office 365 oder Teams. Die Lizenzkosten bis 500 Mitarbeiter sind mit 325 Euro monatlich ebenfalls günstig, wobei noch Kosten für die Anbindung an Webservices anfallen. Es dockt an Microsoft Azure an.