AppCheck: Mitarbeiter werben Mitarbeiter

Mitarbeiterempfehlungen gehören gemäss einer von Firstbird – einem Anbieter von Mit­arbeiter-Empfehlungs-Software – im Jahr 2020 durchgeführten Studie zu den Top-3-Re­cruiting-Kanälen. Rekrutierungen über Mit­arbeiter-Empfehlungen bieten viele Vorteile: Die Methode ist kostengünstig, führt zu affinen Kontakten und wirkt sich positiv auf die Arbeit­gebermarke aus. Gleichzeitig geben die be­fragten Unternehmen an, dass sie das Poten­zial der Mitarbeiterempfehlung nicht aus­schöpfen. Matthias Wolf, CCO und Co-Founder des 2013 in Wien gegründeten Unternehmens, sieht die Ursachen hierfür in drei Themenkomplexen: der Prämienstrategie, der Kommu­nikation und den Prozessen.1

Wie kann die Prämienstrategie optimiert werden?

Das traditionelle Prämierungsmodell, so Wolf, sehe eine Geld­prämie für Einstellungen aufgrund von Mitarbeiterempfehlun­gen vor.

78% der Unternehmen gaben in der Firstbird-Studie (143 be­fragte Unternehmen) an, dass Bargeldprämien die effektivste Vergütung von Mitarbeiterempfehlungen darstellten, wobei ein Viertel der Unternehmen diese zwischen 1000 und 2000 Euro bezifferten und die jeweiligen Prämienhöhen abhängig vom Jobprofil variieren können. Die Studie untersuchte, ob eine li­neare Relation zwischen Prämienhöhe und Einstellungen über Empfehlungen existiere, was nicht der Fall war. Wolf schloss daraus, dass die Erhöhung einer Empfehlungsprämie kein Ins­trument zur Optimierung dieser Rekrutierungsstrategie sei.

Wolf kritisierte, dass das traditionelle Prämierungsmodell die­jenigen Empfehlungen von Mitarbeitenden aussen vorlasse, die nicht direkt zu Einstellungen führten, ob­wohl diese Aktivitäten wertvoll für die Arbeit­gebermarke und damit möglicherweise für zu­künftige Rekrutierungen sein könnten. Dies führe zu Frustrationen und mit der Zeit zu einem Erlahmen der Empfehlungsaktivitäten der Mitarbeitenden, so die Erfahrung von First­bird. Deshalb habe ein Modell, das alle Aktivi­täten um das Teilen und Vermitteln von poten­ziellen Bewerberkontakten belohnt, einen nachhaltigeren Effekt und ermögliche somit eine verbesserte Potenzialausschöpfung.

In einer weiteren Variante empfahl Wolf die Verknüpfung von Belohnungen für Einstellungen mit Incentives für Aktivitäten in Kampagnen, was Firstbird Multiprämienansatz nennt. Darin könnten Mitarbeitende zwischen verschiedenen Prämien (z.B. Fitnessabo, Gutscheine etc.) wählen, die mit bestimmten Scores verbunden sind, die nach einem Punktesystem in einem bestimmten Zeitraum zu erreichen sind. Dieses Prinzip nennt man Gamification; es ist aus vielen An­wendungen bekannt, die Anwendungsziele mit spielerischen Elementen und Belohnungen verbinden.

Welche Rolle spielt die Kommunikation?

Weiteres Optimierungspotenzial identifiziert Wolf bei der Kom­munikation, wobei es vor allem darum gehe, diejenigen Mit­arbeitenden zu erreichen, die normalerweise passiv sind. Zu­dem könnten die zu aktivierenden Zielgruppen auch ausserhalb des Unternehmens liegen – beispielsweise ehemalige Mitarbei­tende oder Verbände. Die Botschaften, die für das Prämiensys­tem werben, sollten motivierenden und nicht verpflichtenden Charakter haben, wofür sich kreative Ansätze finden liessen. Beispielsweise zitierte Wolf einen Claim der Stadtwerke Jena (D): «Machen Sie Ihre Freunde zu Kollegen». Kanäle und Bot­schaften müssten jeweils auf die Zielgruppe zugeschnitten sein – ein Prinzip, das in jeglicher Kommunikation gilt.

Worauf kommt es bei Prozessen an?

Die Information der Mitarbeitenden über offene Jobs müsse in einer Form erfolgen, die ein einfaches Teilen im meist digital vernetzten Bekannten- und Freundeskreis mit allen wesentli­chen Informationen zum Arbeitgeber und zur Position ermög­liche, erklärt Wolf die Anforderungen. Bei der Weiterleitung von Kandidatenprofilen an die HR-Abteilung seien Datenschutzas­pekte zu berücksichtigen, gleichzeitig müssten Incentivie­rungsmodelle und -ergebnisse nachvollziehbar sein. Dazu soll­ten alle Aktivitäten der einzelnen Mitarbeitenden im Hinblick auf die Stellenausschreibung möglichst automatisch getrackt werden können, umso einen transparenten Überblick zu erhal­ten.

Viele Bewerber-Management-Systeme erforderten, dass ent­weder Mitarbeitende oder die Kandidaten selbst aktiv ihre Empfehlungen kommunizierten. Eine deutliche Steigerung der Empfehlungsraten bliebe so aus, bewertete Wolf diese Art der User-Führung.  Er machte mit diesen Ausführungen deutlich, welche Lücken ausgereifte digitale Empfehlungsprogramme schliessen.

Welche Funktionen bieten Mitarbeiter-Empfehlungs-Programme?

Je nach Hersteller sind Empfehlungsfunktionen in umfassen­dere Bewerber-Management-Systeme integriert oder als eige­nes Modul erhältlich. Wichtigste Funktionen sind das Teilen von Stellenausschrei­bungen über alle Netzwerkpräsenzen des Unternehmens, In­formation der Mitarbeitenden (nach Zielgruppen), Sharing-Funktionen in die sozialen Netzwerke für Mitarbeitende mit trackbaren Links, Dashboards zum Bewerbungsstatus emp­fohlener Kandidaten, Aktivitäten-Übersicht und Prämienver­waltung, optional mit Gamification-Elementen.

Welche Anbieter gibt es?

Einfache Empfehlungsfunktionen sind beispielsweise bei Soft­garden im Modul Sourcing integriert. Im Modul HR Marketing wiederum finden sich Funktionen zum Teilen und Kommuni­zieren von Stellenausschreibungen. Dies ist ein Beispiel für die oben erwähnten punktuellen Erweiterungen von Bewerber-Management-Systeme, die sich in den meisten derartigen Lö­sungen finden. Firstbird ist eine fokussierte Lösung für Mitarbeiter-Empfeh­lungen, die alle wichtigen Features bietet. Dabei kann sie in unterschiedlichen Konfigurationen für Unternehmen ab 1000 Mitarbeitern erworben und in alle wichtigen Bewerber-Ma­nagement-Systeme integriert werden.

Talentry spielt ebenfalls in der Liga der elaborierteren Soft­ware, wenn es um Sourcing geht. Das Modul Mitarbeiter-Empfehlungen ist Teil einer umfassenden Recruitment-Marke­ting-Lösung, das Apps u. a. für Active Sourcing, Employer-Kampagnen und -Branding bietet.