Rekrutieren für Routine

Googelt man den Begriff Routine, dann eröffnet sich dessen Bedeutung wie folgt: «Durch längere Erfahrung erworbene Fähigkeit, eine bestimmte Tätigkeit sehr sicher, schnell und überlegen auszuführen.» Es geht also um Handlungen, die durch Wiederholung zur Gewohnheit werden. Tägliche Routine wird oft als Alltagstrott im Sinne von mühsam in ihrer Sinnhaftigkeit herabgesetzt. Eigentlich stammt der Begriff Routine aus dem Französischen und meint Geschicklichkeit oder Gewandtheit. In der deutschen Sprache ist eher Erfahrung, Geübtheit, Gewohnheit gemeint.

Routine als Chance

Routine entsteht dadurch, dass sich wiederholende, gleichbleibende Abläufe im non-deklarativen (prozeduralen) Gedächtnis als sensomotorische Inhalte abgelegt haben und fortan automatisiert abgerufen werden. Dies bedeutet, dass uns das Gehirn dabei unterstützt, es umfassender und effizienter zu nutzen. Die automatisierten Funktionen, also Routinen, ermöglichen es, während automatisierte Aufgaben ausgeführt werden, zeitgleich die Aufmerksamkeit auf andere wichtige Dinge zu richten. Im Idealfall können rechtzeitig Anomalien im betrieblichen Ablauf wahrgenommen und darauf reagiert werden. Dies entspricht dem Inbegriff einer verantwortungsvollen Mitarbeit.

Mitunter wird die freie Kapazität des Gehirns jedoch für andere gedankliche Tätigkeiten verschwendet. Damit sinkt die auf den Arbeitsprozess gerichtete Aufmerksamkeit und wichtige implizite Aufgaben wie stetige Überprüfung der Qualität des Outputs oder sich ankündigende betriebliche Störungen werden nicht wahrgenommen.

Routine und Monotonie

Routine ist nicht einfach gleichzusetzen mit Monotonie. Monotonie bietet als gleichartige und einförmige Tätigkeit wenig Reize und das Gehirn droht «einzuschlafen». Wenngleich eine monotone Tätigkeit z.B. am Fliessband ebenso eine Routine ist, so fehlt hier die Vielfalt an Arbeitsschritten. Routinetätigkeit ist also sehr divers. Diesen Ausprägungen gemeinsam sind die sich wiederholenden Tätigkeiten und die Festigung im Gedächtnis.

Einerseits kann Routine gekennzeichnet sein durch unterschiedliche Arbeitsschritte und Abwechslung. Wir sprechen von der Anforderungsvielfalt einer Aufgabe und denken dabei z.B. an routinemässige Wartungen von Anlagen, die etliche Arbeitsschritte und stetige Aufmerksamkeit und Überprüfung erfordern. Wenn allerdings nur ein bis wenige Arbeitsschritte in kurz aufeinanderfolgender Sequenz wiederholt werden, dann sprechen wir von Monotonie. Monotonie senkt die Wachsamkeit und kann deshalb zu Fehlhandlungen führen. Dem kann mit planmässigem Tätigkeitswechsel, mit Mischtätigkeiten oder mit Aufgabenerweiterungen entgegengesteuert werden. Auf diese Weise erhöht sich die Anforderungsvielfalt wieder.

In der Arbeitspsychologie gibt es zur Analyse von Arbeitstätigkeiten mehrere Modelle. Konsens besteht darin, dass Faktoren wie Anforderungsvielfalt, Ganzheitlichkeit und Bedeutsamkeit der Aufgabe sowie zusätzlich Autonomie und Rückmeldung (bereits 1975 durch Hackman und Oldham beschrieben) das Erleben der Beschäftigten im Sinne von Motivationsförderung und Erfüllung beeinflussen. Konkret: Wenn eine Aufgabe zwar Routine ist, aber eine Vielfalt von Schritten umfasst, die zusammen eine Ganzheit bilden (von A bis Z), die für das Gesamtunternehmen von Bedeutung ist, sind wichtige Forderungen für Zufriedenheit erfüllt. Wenn zu diesen Faktoren noch eine gewisse Autonomie kommt und eine positive Rückmeldeschlaufe besteht, dann ist der Job für viele Menschen perfekt – aber nicht für alle. Es gibt Beschäftigte mit geringen Ansprüchen an Vielfalt oder Mitbestimmung.

Emotionale Qualität in der Routine

Ein früher Forscher im Bereich der Arbeitspsychologie sagte schon im Jahr 1912, dass das «Erleben von Monotonie weniger von objektiven Charakteristika der Arbeit als von Merkmalen der Person» abhängig ist (Münsterberg, 1912). Dem kann man auch heute noch zustimmen, obschon die Bestrebungen vieler Unternehmensberater unbesehen auf Job-Enrichment und Job-Rotation als alternativloses Gegensteuer zu einfachen, monotonen Tätigkeiten setzen. Aber damit verschlimmbessert sich die Arbeitszufriedenheit in manchen Fällen. Nicht alle Mitarbeitenden haben dasselbe Bedürfnis, sich in der Tätigkeit zu entfalten. Wir müssen zur Kenntnis nehmen, dass sich viele Menschen – nicht nur erzwungenermassen – mit monotonen Arbeiten richtig anfreunden können.

Wenn aber weder die Reichhaltigkeit der Tätigkeit noch die Mitsprachemöglichkeit linear die Arbeitszufriedenheit bestimmen, was dann? Es wird von den Mitarbeitenden am Fliessband und anderen monotonen Tätigkeiten nicht erwartet, dass sie bei der Arbeit denken, stattdessen unterhalten sie sich, falls die Aufgabe und Ergonomie dies zulassen. Im Endergebnis gibt ihnen das Erleben von guten Beziehungen am Arbeitsplatz das erstrebenswerte Gefühl, eine für sich goldrichtige Tätigkeit auszuüben.

Es ist also eine Einstellungsfrage, ob und in welchem Mass jemand (monotone) Routinetätigkeiten mag. Sicher ist, dass extravertierte Menschen diese gar nicht mögen, genauso wenig wie Personen mit einem ausgeprägten Bedürfnis nach persönlicher Entfaltung. Diese Menschentypen möchten mitbestimmen und mitgestalten. Mitwirkung stärkt die Erfahrung der Selbstwirksamkeit und das Selbstwertgefühl, während in der Routine das Gefühl der sozialen Zugehörigkeit im Beispiel der plaudernden Fliessbandarbeitenden vorherrschen mag.

Von der Person zum idealen Job

Aber wie lässt sich bestimmen, welche Merkmale Personen aufweisen, die sich für wenig anregende Routinetätigkeiten eignen, im Vergleich zu Personen, die Reichhaltigkeit, zudem noch Autonomie und Mitbestimmung zu ihrem beruflichen Glück brauchen?

Es ist zielführend, die Eigenschaften, die Menschen für ihre Arbeitstätigkeit mitbringen, zu analysieren, bevor man anfängt, die Arbeitsbedingungen selbst zu modifizieren. Gemeint ist eine Analyse der Kongruenz zwischen Person und Arbeitsanforderungen – kurz, die Person-Job-Passung.

Zuger Stress- und Persönlichkeits-Profil

Ein bewährtes Instrument zur Job-Person-Passung bietet das Zuger Stress- und Persönlichkeits-Profil (ZSPP). Darin werden u.a. folgende Faktoren aufgeführt, die einzeln oder in Kombination Aussagen zum idealen Stellenprofil zum Beispiel im Kontext von Routine liefern und somit die Person-Job-Passung analysieren.

Freude an Neuem oder Bevorzugung von Traditionellem und Bewährtem: Bei Personen mit hoher Affinität zu Neuem und Abwechslung ist Routine verpönt. Sie sind wissbegierig, erproben Neues und geben sich mit Bestehendem nicht lange zufrieden. Sie sind Forscher und Innovationstreiber. Personen auf dem gegenüberliegenden Skalenpol dagegen bevorzugen das, was sich als zuverlässig und funktionstüchtig erwiesen hat. Sie mögen die Routine und fühlen sich dort wohl, wo Funktionen aufrechterhalten werden. Dennoch entziehen sie sich Veränderungen – je nach Ausprägung des Faktors – nicht kategorisch.

Mentale Präsenz: Die mentale Präsenz misst die geistige Wachheit, die Leistungs- und Konzentrationsfähigkeit. Wie oben beschrieben, ermöglicht Routine dem Gehirn, Kapazität für Nebenaufgaben wie die Beobachtung von Abnormitäten im Betriebsablauf und die Antizipation von möglichen zukünftigen Entwicklungen freizuhalten. In diesem Faktor hoch ausgestattete Personen sind auch bei Routinetätigkeiten sehr aufmerksam. Denn wer in diesem Faktor hohe Werte erzielt, denkt schnell, ist agil und – in Kombination mit Freude an Neuem – lösungsorientiert. Eine ideale Vorgabe für Jobs in verantwortungsvollen Leitstellenfunktionen, die durchaus wiederkehrende Aufgaben beinhalten, aber eine hohe Wachsamkeit für Veränderungen und schnelle, effiziente Reaktionen erfordern.

Systematik vs. Pragmatik: Dieser Faktor beschreibt den Denk- und Handlungsmodus einer Person. Systematiker reagieren weniger spontan, wägen ab und sind rational geleitet. Sie können sich sehr gut in Routinetätigkeiten einbringen und je nach Ausprägung der weiteren Faktoren diese Routine weiterentwickeln (im Falle von Freude an Neuem). Demgegenüber handeln Personen mit einer hohen Pragmatik schneller und orientieren sich an dem, was aktuell machbar scheint. Kombiniert mit Freude an Neuem werden daraus oft Verbesserungsvorschläge geboren, die in der Praxis entstehen und nicht der Theorie wie bei Systematikern. Routine unterliegt bei Pragmatikern den aktuellen Gegebenheiten und kann bezüglich Umsetzungsqualität durchaus variieren. Hoch pragmatisch orientierte Personen eignen sich weder für administrative noch für systematische Routineaufgaben, wie sie z.B. im Rechnungswesen oder in einem Forschungslabor erwartet werden. Allerdings muss diese Aussage relativiert werden, falls der nachfolgende Faktor gut ausgeprägt ist.

Kontrollverhalten: Personen mit einer gut ausgeprägten Kontrolle haben das Ziel, Fehler zu vermeiden. Dies kompensiert einen «pragmatischen, unüberlegten Schub». Sie werden als zuverlässig wahrgenommen, was wiederum gut in den Kontext von Routinetätigkeiten passt. Sowohl zu strenge Systematik als auch zu hohe Kontrolle können ins Pathologische abdriften, wobei dann die Routinetätigkeit einen strengen und pingeligen Charakter erhält.

Eigenständigkeit: Dieser Faktor zeichnet bei unterdurchschnittlicher Ausprägung Menschen aus, die sich gerne führen lassen und wenig Anspruch auf eigene Gestaltung der Tätigkeit erheben. Auch dies begünstigt die Zuwendung zu Routinetätigkeiten.

Soziale Orientierung: Dieser Faktor zeigt das Bedürfnis nach Nähe, Kollegialität oder auf der Gegenseite das Bedürfnis nach Distanz. Die soziale Orientierung spricht das Grundvertrauen in die Menschheit an und bestimmt damit auch über die Bereitschaft, Unterstützung von Dritten anzunehmen.

Allein in dieser kurzen Zusammenfassung wird deutlich, wie vielfältig die mitgebrachen Anlagen und Bedürfnisse von Menschen sind. Insgesamt bringt das ZSPP 16 Faktoren ein. Die Kombination prägt dann die Passung. Wie bereits ausgeführt haben Routinetätigkeiten unterschiedliche Qualitäten. Um eine Passung zu analysieren, sind die Reichhaltigkeit, also Anforderungsvielfalt, Ganzheitlichkeit, Bedeutsamkeit plus Autonomie und Feedback der betreffenden Tätigkeit zu bestimmen und mit den Anlagen der einzelnen Kandidatinnen und Kandidaten abzugleichen. Damit wird die Bewertung von Routine als (sub-)optimales Tätigkeitsmerkmal obsolet. Denn selbst Führungstätigkeiten können einen Routineanteil mit sich bringen.

So können sich beispielsweise Personen mit tiefer mentaler Präsenz und Vorliebe zu Bestehendem und zum Geführtwerden in Routineaufgaben auch mit wenig Anforderungsvielfalt ganz wohl fühlen. Wenn sie dazu noch eine etwas ausgeprägte Systematik und Kontrolle mitbringen, dann eignen sie sich hervorragend für Jobs, die von anderen Menschentypen als eher langweilig beurteilt werden.

Wenn dagegen eine Routinetätigkeit mit den Merkmalen einer motivierenden, umfassenden Tätigkeit sowie Mitbestimmung versehen ist, dann zieht diese Beschäftigung – unter den Voraussetzungen von hoher mentaler Präsenz, einem ausgeglichenen Faktorwert bezüglich Freude an Neuem vs. Bewährtem und einer guten Portion Eigenständigkeit – Personen an, die sich auf anspruchsvollem Niveau im besten Ausmass verwirklichen möchten.

Jede fehlerhafte Person-Job-Passung führt zu Stress. Denn Stress entsteht kurz gesagt aus der Kluft zwischen Anforderungsniveau und vorhandener Kompetenz bzw. Ressourcen. Wenn das Anforderungsniveau mit den in der Person immanenten Eigenschaften und Fähigkeiten nicht oder nur schwer erfüllt werden kann, dann lässt sich dies zuerst positivistisch als «Herausforderung» (Eustress) darstellen und eventuell auch lösen. Wenn aber langanhaltend eine Dysbalance zwischen Anforderungsniveau und Ergebnis zutage tritt, stellt sich krankmachender Stress (Distress) ein. Umgekehrt führt auch eine Unterforderung zu Stress, weil das Bedürfnis einer Person nach Selbstentfaltung, Autonomie oder Mitbestimmung nicht erfüllt wird. Es gibt übrigens zahlreiche Personen, die ihr Potenzial nicht leben, weil die Person-Job-Passung nicht stimmt. Auch dies vermag das ZSPP zu erkennen.

Schlussbetrachtung

Es sind nicht nur die angereicherten, spannenden Arbeiten, die Menschen zufriedenstellen. Es ist letztlich das Individuum, das passiv – aus seinen Eigenheiten und Bedürfnissen heraus – darüber bestimmt, was bei der Arbeit zufrieden macht. Es kommt darauf an, die passenden Menschen zu finden.

Die optimale Person-Job-Passung zu analysieren ist ein relativ geringer Aufwand im Vergleich zu den bei einem sich aufdrängenden Jobwechsel oder gar Burnout eines Menschen entstehenden Kosten.