Nebst den rechtlichen Rahmenbedingungen sind im Fall von Arbeit im Homeoffice auch steuerliche Aspekte zu beachten. Unter Umständen können die Arbeitnehmenden für das Homeoffice zusätzliche sogennante «Übrige Berufskosten» (Auslagen für Raum, IT-Infrastruktur, Fachliteratur, etc.) geltend machen. Andererseits werden andere steuerlich abzugsfähige Kosten wie Fahrt- (Wegfall Arbeitsweg) oder Verpflegungskosten im geringeren Umfang anfallen.
Keine doppelten Abzüge für Arbeitnehmende
Im Rahmen der Homeoffice-Empfehlung des Bundesrats verpflichteten die Arbeitgeber ihre Angestellten, ihre Arbeiten im Homeoffice zu verrichten. In der Folge stand ihnen für eine gewisse Dauer kein Arbeitsplatz beim Arbeitgeber zur Verfügung. In vielen Fällen kann davon ausgegangen werden, dass unter diesen Umständen ein wesentlicher Teil der Arbeit von zu Hause ausgeübt wird. Verfügen die Arbeitnehmer zusätzlich über ein separates Arbeitszimmer, sind die Kriterien zur Geltendmachung der Homeoffice-Kosten erfüllt.
Manche Kantone teilen diese Auffassung und gewähren einen Abzug für Homeoffice-Kosten. Die Berechnung der privaten Arbeitszimmerkosten unterscheidet sich von Kanton zu Kanton. Überall gilt jedoch, dass bei der Geltendmachung effektiver Homeoffice-Kosten die Pauschale für übrige Berufskosten nicht gleichzeitig in Abzug gebracht werden kann. Zusätzlich kürzen die Steuerbehörden die Fahrtkosten zum Büro sowie die Verpflegungskosten bei Homeoffice.
Unterschiedliche Handhabung in den Kantonen
Aufgrund der besonderen Lage im Jahr 2020 mit aussergewöhnlich vielen Arbeitnehmern, die von zu Hause aus arbeiten mussten, haben einige andere Kantone beschlossen, aus verfahrensökonomischen Gründen eine Arbeitsplatzfiktion zu unterstellen. Arbeitnehmer können somit trotz Pflicht zum Homeoffice Fahrt- und Verpflegungskosten geltend machen, wie wenn sie weiterhin im Büro gearbeitet hätten. Zusätzlich ist die volle Pauschale für übrige Berufskosten anwendbar.
Einige Kantone, darunter Luzern, Aargau und Bern sprechen sich grundsätzlich für die Abzugsfähigkeit von Homeoffice-Kosten während Covid-19 aus. Die Kantone Obwalden und Bern verlangen eine Bestätigung des Arbeitgebers, in der die Notwendigkeit und Dauer der Homeoffice-Tätigkeit ausgewiesen wird. Andere Kantone, darunter Zürich, Zug, die beiden Basel und Genf, halten im Sinne einer verfahrensökonomischen Lösung an der bisherigen Praxis fest und gewähren anstelle von Homeoffice-Kosten weiterhin Abzüge für die Verpflegung und die Fahrt zum Arbeitsplatz.
Die Geltendmachung der effektiven Homeoffice-Kosten lohnt sich für Steuerpflichtige nur, wenn diese die Berufskostenpauschale übersteigen und eine allfällige Kürzung der Verpflegungs- und Fahrtkosten übersteigen. Eine entsprechende Vergleichsberechnung ist daher zu empfehlen.
Beschränkte Steuerpflicht des Arbeitgebenden im Wohnort des Arbeitnehmers möglich
Ist der Wohnort von Arbeitnehmenden, die im Homeoffice arbeiten, in einem anderen Kanton als der Steuersitz des Arbeitgebers, stellt sich für den Arbeitgeber die Frage, ob in diesem anderen Kanton eine steuerliche Betriebsstätte (d.h. eine beschränkte Steuerpflicht) begründet wird. Dabei kommt es darauf an, wie lange die Homeoffice-Tätigkeit andauert und welche Tätigkeiten und Funktionen die Arbeitnehmenden im Homeoffice wahrnehmen.
Dieselbe Frage stellt sich bei internationalen Sachverhalten. Zudem ist bei internationalen Konstellationen zu prüfen, ob die Arbeit im Homeoffice eine Veränderung der Besteuerungssituation der Arbeitnehmenden auslösen. Im internationalen Kontext ist auch ein allfälliges Doppelbesteuerungsabkommen zu berücksichtigen.
Sozialversicherungsunterstellung im Wohnsitzstaat, wenn dort mehr als 25% gearbeitet wird
Sozialversicherungsrechtlich ändert sich bei Homeoffice für Arbeitnehmende mit Wohnsitz und Arbeitsort in der Schweiz grundsätzlich nichts, d.h.
- der Lohn ist mit den obligatorischen Sozialversicherungen (AHV/IV/EO/ALV/BVG/UVG sowie ev. KTG) abzurechnen;
- der Arbeitnehmende ist auch zu Hause in den Räumen, die er zur Arbeit nutzt, gegen Unfall versichert;
- bei einem Arbeitspensum von mehr als 8 Stunden pro Woche sind auch Unfälle ausserhalb dieser Räume über die Nichtbetriebsunfallversicherung gedeckt.
Verrichtet aber ein Arbeitnehmender seine Tätigkeit zu mehr als 25% an seinem ausländischen Wohnsitz (in einem EU-/ EFTA-Staat), müssen sämtliche Sozialversicherungsabgaben in seinem Wohnsitzstaat entrichtet werden (Erwerbsortprinzip). Dies kann für den Arbeitgeber administrativen Mehraufwand und auch Mehrkosten verursachen: Er ist für die Abrechnung und Ablieferung der ausländischen Sozialversicherungsbeiträge verantwortlich.Zudem können die ausländischen Sozialversicherungsbeiträge höher sein.
Eine falsche Unterstellung kann zur Folge haben, dass die Kostenfolgen von Unfällen und Krankheiten allenfalls nicht versichert sind. Um dies zu verhindern, empfiehlt es sich laut Balmer Etienne, die Homeoffice-Tätigkeit vertraglich auf ein Pensum von maximal 25% zu beschränken.
Quellen:
- Rechtsinfo von Balmer Etienne
- KPMG Switzerland Blog
