Die Human-Risk-Perspektive in der Eignungsdiagnostik

Auf Initiative des Schweizerischen Psychologen Verbandes (FSP) hat die Schweizerische Normen-Vereinigung (SNV) ein interdisziplinäres nationales Projekt ins Leben gerufen, um für die Umsetzung der berufsbezogenen Eignungsdiagnostik in der Schweiz einen Standard zu entwickeln. Ziel ist es, eine Schweizer Norm zu schaffen, die bei berufsbezogenen Eignungsbeurteilungen bestmögliche Ergebnisse garantiert und sowohl Transparenz als auch die Gleichbehandlung von Kandidatinnen und Kandidaten gewährleistet.

Die auf Human-Risk-Management spezialisierte Firma Aequivalent mit Sitz in Yverdon (VD) ist Teil der offiziellen SNV-Arbeitsgruppe. Als Anbieterin einer digitalen Plattform für Mitarbeiterscreening mit Hintergrundüberprüfungen (sogenannten «Background Checks») ist sie beim Normungsprozess beteiligt, um mit ihrer Expertise die Risikomanagement-Sicht in dieses interdisziplinäre Projekt einzubringen.

Im Rahmen einer Umfrage innerhalb des SNV-Netzwerkes von über 880 öffentlichen und privaten Organisationen hat Aequivalent zahlreiche Interviews durchgeführt, um aus der Perspektive der Risikominderung empirische Daten zu Mitarbeiterscreening-Prozessen in Schweizer Behörden, NGOs, NPOs, Industrie und Handel zu erheben.

Die Umfrage-Ergebnisse in Kürze:

• Obwohl 56% der Befragten ihre Richtlinien und Verfahren für das sogenannte Pre-Employment-Screening als gut oder ausgezeichnet bewerten, haben 78% der Befragten eine oder mehrere schlechte Erfahrungen bei Einstellungsentscheidungen gemacht.
• 68% der befragten Organisationen haben eine Liste sensibler Funktionen erstellt
• 52% der Befragten haben verbesserte Einstellungsrichtlinien und Auswahlverfahren eingeführt
• 58% der Befragten würden einen Standard für den Mitarbeiterscreening-Prozess begrüssen
• Integrität gilt als grösstes menschliches Risiko, das durch Hintergrundüberprüfung gemindert werden kann

Laut Umfrage ist die Personalabteilung in den meisten Organisationen für die Mitarbeiterscreening-Prozesse verantwortlich, während die Abteilungen Risikomanagement, Sicherheit und Compliance am häufigsten aufgefordert werden, eine «unterstützende» Rolle zu spielen. 80% der Befragten verfügen über Richtlinien oder Verfahren zur Minderung menschlicher Risiken. Am häufigsten betreffen diese Massnahmen die Einführung verbesserter Einstellungs- und Auswahlverfahren (52%), mit einigem Abstand gefolgt von Whistleblowing (24%) und verstärkten internen Kontrollverfahren (14%). 78% der Befragten haben ihre Richtlinien und Verfahren formalisiert und 58% der Befragten wenden sie auch auf externe Auftragnehmer oder Berater an.

Dokumentenprüfung

Diplome und Qualifikationen (76%), Vorstrafen (61%), ehemalige Arbeitgeber (59%) und finanzielle Integrität (37%) werden am häufigsten systematisch vor der Einstellung überprüft. Öffentliche Internetpräsenz, Nebentätigkeiten (Interessenkonflikte) und Beschäftigungslücken werden manchmal bis oft überprüft. Um diese Elemente korrekt verifizieren zu können, überprüft die Mehrheit der befragten Organisationen die Identität (71%) und aktuelle Adresse (59%) des Kandidaten. Bei Nebentätigkeiten, Tätigkeiten während Beschäftigungspausen und Fahraufzeichnungen wird häufiger auf Dokumente oder Erklärungen der Mitarbeiter zurückgegriffen (wodurch diese Organisationen Integritätsrisiken ausgesetzt sind).

Referenzprüfung

Bei der Überprüfung von Referenzen bei ehemaligen Arbeitgebern werden am häufigsten die Gründe für das Austreten (69%), die Leistung (69%) und die Verantwortlichkeiten (63%) überprüft. Stellenbezeichnung, Start- und Enddatum, Persönlichkeit sowie mögliche Integrität oder disziplinarische Verfahren werden in mehr als 40% der Organisationen systematisch überprüft.

Sensible Funktionen

68% der befragten Organisationen haben eine Liste mit sensiblen Funktionen erstellt. Bei den regulierten Organisationen, die geantwortet haben, beträgt dieser Prozentsatz 90%. Zugang zu finanziellen Ressourcen, Entscheidungsbefugnisse und rechtliche Verantwortung sind die drei wichtigsten Elemente, die eine Position als «gefährdet» definieren. Der Zugang zu strategischer Infrastruktur, der Zugriff auf Kundendaten und sicherheitsrelevante Funktionen folgen dicht dahinter und werden von mehr als zwei Dritteln der befragten Organisationen als riskant angesehen. Von fünf «menschlichen Risiken», die bei der Einstellungsprüfung gemindert werden müssen, wird (mangelnde) Integrität am häufigsten als «sehr wichtig» eingestuft. Es folgen das Fehlen von Qualifikationen oder das Vorhandensein von Interessenkonflikten.

Reputationsprüfung der Internetpräsenz

Bei E-Reputationsprüfungen (Internet) werden das Fehlen diskriminierender Bemerkungen (73%) und die Offenlegung vertraulicher Informationen (68%) am häufigsten als «sehr wichtige» Elemente angegeben, die beim Screening überprüft werden müssen. Das Fehlen problematischer Inhalte (54%), Inkonsistenzen mit dem Lebenslauf (48%) und die Zugehörigkeit zu kontroversen Gruppen (48%) werden ebenfalls von mehr als 40% der Organisationen als sehr wichtig angesehen.

Periodische Screenings

49% der Befragten haben ein Verfahren zur periodischen Überprüfung von Personen nach deren Eintritt in die Organisation eingeführt: 20% für alle Rollen in der Organisation und 29% für einen Teil der Funktionen. Ein periodisches Screening wird in der Regel alle 2 bis 3 Jahre durchgeführt. Die am häufigsten verifizierten Elemente bei einer erneuten Überprüfung sind Strafregister (90%), finanzielle Integrität (80%) und Nebentätigkeiten (60%). Adresse und öffentliche Internetpräsenz werden von mehr als 40% der Organisationen beim erneuten Screening überprüft.

Datenschutz

In Bezug auf den Datenschutz von Mitarbeiter- und Kandidatendaten geben 95% der teilnehmenden Unternehmen an, das Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) einzuhalten, während 32% die Europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einhalten. Eine Mehrheit von 80% der Befragten gab an, dass ihre Organisation einen Verhaltenskodex führt. Nur 10% der Unternehmen verfügen derzeit über eine Zertifizierung im Bereich der Informationssicherheit. 

Schlussfolgerungen und Empfehlungen

Die Umfrageergebnisse unterstützen die Initiative zur Integration von Aspekten des Mitarbeiterscreening Prozesses in die schweizerische Übernahme der deutschen Norm DIN 33430 Berufsbezogene Eignungsdiagnostik und geben einen guten Hinweis darauf, welche Elemente in der Schweiz als die wichtigsten Praktiken beim Mitarbeiterscreening-Prozess angesehen werden.

Basierend auf den Umfrageergebnissen werden folgende Empfehlungen ausgesprochen:

• Die Perspektive des menschlichen Risikomanagements und der Best-Practices beim Mitarbeiterscreening-Prozess soll in die neuen Schweizer Norm für berufsbezogene Eignungsdiagnostik integriert werden.
• Die Erstellung einer Liste sensibler Funktionen soll in Abhängigkeit von ihrer Exposition gegenüber den wichtigsten strategischen menschlichen Risiken in jeder der Organisation obligatorisch werden.
• Die Liste der sensiblen Funktionen soll als Referenz für die Anwendung von standardisierten Hintergrundprogrammen bei der Beurteilung der beruflichen Eignung verwendet werden.
• Die Überprüfung der Integrität (76% der Befragten halten dies für ein sehr wichtiges menschliches Risiko-Element) soll bei berufsbezogenen Eignungsbeurteilungen für hochsensible Funktionen als Standardüberprüfung aufgenommen werden. Dies kann mittels Methode der Dokumentenanalyse erfolgen, die in der Norm ausdrücklich erwähnt wird.
• Zwecks Standardüberprüfung soll eine Standard-Checkliste eingeführt werden, um damit die Einhaltung von Vorschriften und bewährten Praktiken in Bezug auf Mitarbeitererfahrung, Datenschutz und Informationssicherheit bei berufsbezogene Eignungsdiagnostiken zu überwachen.